¿Cuales son las partes interesadas y por qué las necesitamos?

Como usted probablemente ya sabe, su organización es una parte de una gran comunidad con la que tiene una gran cantidad de interacciones. Ninguna organización puede cumplir su misión aislada de su entorno, grupo objetivo o de cualquier otra entidad que encuentra en su actividad. Estas interacciones son beneficiosos y útiles para todas las partes involucradas, pero puede ser que en algún momento también generan conflictos. Además, mientras que los miembros de la organización pueden tener un conocimiento profundo sobre el medio ambiente de la organización y las necesidades de su grupo objetivo, puede suceder que este conocimiento no sea exacto, o esté sesgado por diferentes factores.

Las diferentes iniciativas que las organizaciones crean (llamémosles proyectos de ahora en adelante) favorecen la interacción con diferentes personas o entidades y generarán intereses diferentes. Pensemos en un concierto de caridad que desea organizar para ayudar a jóvenes con discapacidad. ¿Con quién hará su proyecto, con quién interactuará y quién tendrá interés en colaborar con el proyecto? La primera respuesta puede ser "jóvenes con discapacidad y los espectadores" y esto es cierto, al menos parcialmente. Pero, sin duda, los artistas que actuarán también tendrá algún interés relacionado con el concierto (en términos de horario, equipo de sonido, la música, pagos, etc.). Los patrocinadores del evento tendrán interés en saber la forma en que está organizando, cómo se los promueve a ellos y para que se utilizará el dinero de su patrocinio. Por otra parte, si el concierto se realiza en un espacio público, usted también interactuará con las personas que pasan por allí (su concierto puede estar en su camino o que pueden estar interesados en formar parte de él), pueden incluso compartir un interés en su proyecto. Todos estas partes (además de cualquier otra que por alguna razón se vean afectadas de una manera positiva o negativa por su proyecto) son sus grupos de interés. Al planear y organizar su evento, también se deben tomar en consideración, informándoles acerca de su iniciativa, consultando con ellos sobre ésta e incluso mediante su inclusión en la implementación real, a este proceso se llama “ participación de los interesados”.

La participación de los interesados no es algo nuevo , es común que las empresas exitosas y las empresas sociales involucran a sus empleados, clientes, proveedores o comunidades de acogida y hacer cambios de acuerdo a las necesidades de sus grupos de interés. Sin embargo, esto es algo que sucede a menudo con las grandes empresas u organizaciones no gubernamentales más desarrolladas, mientras que a muchas de las organizaciones más pequeñas no les resulta lo suficientemente importante o ni siquiera piensan este proceso como una opción. Esto ocurre no sólo como consecuencia de la falta de conocimiento, sino también porque los líderes no reconocen diferentes ventajas que el proceso lleva a sus organizaciones, como:

Estar en contacto con los grupos de interés es un valioso aporte que le ayudará a adaptar sus planes para que se ajusten mejor a sus necesidades, y harán que sus proyectos sean más atractivos y menos problemáticos. Es cierto que se puede adivinar algunas de las necesidades de su grupo objetivo, pero por ejemplo, ¿no le ha pasado de planificar algo y luego constatar que la gente no estaba tan interesada en lo que se hizo? ¿No crees que habría ayudado preguntarles sobre su interés o incluso hacer que sean parte de todo el proceso de organización?

Involucrar a sus grupos de interés va a generar más ideas, que le ayudarán a preparar un proyecto mucho mejor. ¿No te has encontrado incluso a tí mismo diciendo: "¡Oh, yo no había pensado en eso"? Cuantas más personas estén involucradas en el tema de su iniciativa, más ideas conseguirá y esto le ayudará a obtener diferentes perspectivas y soluciones para sus problemas, lo que le ayudará a ser más creativo en su trabajo.

La creación de grupos de interés para el proyecto les dará un sentido de propiedad sobre él y los hará participar más en las actividades. A menudo, la gente disfruta más involucrándose en las proyectos que han ayudado a crear que con los que no tienen conexión.

Los diferentes riesgos asociados a su actividad pueden ser mejor identificados, y usted se beneficiará de la experiencia de más personas conectadas a su iniciativa.

Estar en contacto directo con sus grupos de interés lo ayudará en la organización y a crear una imagen más positiva en la comunidad, y aumentará el apoyo que recibe de ella.

Para dejar las cosas un poco más claras, pensemos en una de estas tres situaciones. Las autoridades locales han planeado organizar algunas actividades para los jóvenes de su ciudad o pueblo. ¿Cuál de las tres opciones usted disfrutaría más:

1. Las autoridades locales quieren crear e implementar un plan y se podrá participar en las actividades que ellos piensan que son los mejores para usted,

2. Las autoridades locales consultan con los jóvenes y las asociaciones juveniles y JUNTOS crean un plan para las actividades que las autoridades locales implementarán;

3. Las autoridades locales consultan con los jóvenes y las asociaciones juveniles sobre el plan y también ofrecerán a los interesados los recursos que necesitan para poner este plan en práctica y organizar algunas de las actividades que se dirigen la juventud

Por lo general, la mayoría de la gente preferirá la opción 2 o la opción 3 ya que no sólo tiene en cuenta su opinión, sino que también permite que se involucren activamente en todo el proceso y dirigirlo en la forma en que piensan que es mejor. Usted disfruta más cuando también está contribuyendo a la toma de decisiones y lo que está sucediendo también están tomando en cuenta su opinión, ¿verdad? Por otra parte, también es agradable cuando se puede llegar a participar e incluso coordinar algunas de las actividades, usted puede utilizar su experiencia y recursos propios para crear una mejor experiencia para su grupo objetivo. Bueno, todo esto nos lleva a otro aspecto importante relacionado con la participación de los interesados: Los diferentes niveles de compromiso. En general, las personas consideran que tienen suficiente comunicación con sus interlocutores y se las arreglan de alguna manera para informarles sobre lo que está ocurriendo o quizá consultarlos . Pero el nivel de participación de los grupos de interés es más que eso, y puede ser mayor. Los siguientes ejemplos aclararán esto. Pensemos que desea organizar algunos talleres para los jóvenes de su comunidad. ¿Cómo se puede involucrar a sus grupos de interés en esto?:

1. Informar (proporcionar información objetiva y precisa ayudará a los participantes a entender el plan que ha previsto, las diferentes alternativas, los motivos y las oportunidades que la actividad aporta a los grupos de interés) - en este caso, solo o junto con algunos otros colegas, va a crear un plan para las actividades y ponerlo en práctica. Antes o durante la ejecución va a informar a los interesados sobre lo que sucederá, ¿cuándo, cuáles fueron los aspectos que tomó en consideración cuando eligió estas actividades, cómo pueden otros participar y cuáles son los beneficios que pueden tener?.

2. Consultar (conocer la opinión de los interesados sobre el plan, las alternativas y los resultados) - aquí se tiene en cuenta la opinión de los colegas, de los grupos objetivo y de los interesados, Hay que tener en cuenta no solo a los interesados de los grupos objetivos, sino también a cualquier otra persona o entidad sobre la cual sus actividades tengan algún impacto.

3. Participar (trabajando con las partes interesadas en todo el proceso de planificación y puesta en práctica y hacerlas participar en la toma de decisiones) - Usted no sólo debe consultar a sus grupos de interés, también debe usted incluirlos en los órganos de toma de decisiones que coordinarán las actividades. Sin embargo, la decisión final es suya.

4. Colaborar ( usted y sus grupos de interés están tomando la responsabilidad de las diferentes partes del proyecto) - En esta situación todos se convierten en socios del proyecto no sólo para planear juntos . sino que también para la ejecución de las tareas, siendo cada uno responsable, tanto por cada parte como por todo el proyecto.

5. Empoderamiento (la toma de decisiones es responsabilidad en su totalidad de los grupos de interés) - Esto es lo más importante para participación de los interesados: no se trata sólo de que usted trabaje junto con sus grupos de interés para la realización de las actividades, sino que ellos son los que deben decidir y su función será guiar y ofrecer apoyo.

Los diferentes grupos de interés estarán interesados en participar de diferentes maneras. Es probable que su grupo objetivo quiera ser más consultado y algunos incluso quieren ser parte de todo el proceso de organización. Algunas personas que viven cerca del lugar donde se hará el evento probablemente estarán contentos si los que consulta acerca de la mejor manera en que su evento los molestaría menos. Sin embargo, shay una cosa que usted debe tener en cuenta después de leer este capítulo, y es que tendría que tomar siempre en cuenta los grupos de interés para sus proyectos, no sólo informar o consultar con ellos, sino también mediante el uso de diferentes herramientas para la participación e incluso dándoles el poder de decidir. Esta es la mejor manera de estar seguro de que su plan atienda las necesidades de su grupo objetivo y de esta forma ahorrarse problemas durante la ejecución de su proyecto.