O que é o envolvimento das partes interessadas e por que precisamos dele?

Como provavelmente já sabes, a tua organização é uma parte de uma grande comunidade com a qual tem muitas interações. Nenhuma organização pode cumprir a sua missão ao ser isolada do seu ambiente, grupo-alvo ou quaisquer outras entidades que encontra na sua actividade. Essas interações são benéficas e úteis para todas as partes envolvidas, mas é possível que também criem conflitos. Além disso, enquanto os membros da organização podem ter um conhecimento profundo sobre o ambiente da organização e as necessidades do seu público-alvo, pode acontecer que esse conhecimento não é exato, sendo influenciado por diversos fatores.

Algumas das diferentes iniciativas das organizações (vamos chamá-los de projectos de agora em diante) irão criar interações com diferentes pessoas ou entidades e irão gerar interesses diferentes da parte deles. Vamos pensar agora num concerto de caridade que queres organizar para a causa dos jovens com deficiência. Quem irá interagir com teu projeto e quem terá um interesse nele? A primeira resposta pode ser "jovens com deficiência e os espetadores" e isso é verdade, pelo menos parcialmente. Mas, com certeza, os artistas também terão algum interesse relacionado com o concerto (em termos de agenda, equipamentos de som, a música que queres tocar, pagamentos, etc.). Se tiveres patrocinadores para isso, eles também terão algum interesse na forma como estás a organizar o projeto, como pensas promovê-los e como será usado o patrocínio deles. Além disso, se o concerto for realizado num espaço público, terás também de interagir com as pessoas que passam (o teu concerto pode estar a prejudicá-las ou por outro lado podem estar interessadas em aderir), por isso mesmo elas compartilham um interesse no teu projeto. Todos estes partidos (mais qualquer outro que por algum motivo esteja relacionado com o teu projeto de forma positiva ou negativa) são as suas partes interessadas. Enquanto planeias e organizas o teu evento deves ter sempre em consideração os stakeholders, informando-os sobre tua iniciativa, através de consulta direta, e até mesmo incluíndo-os na implementação do projeto, a este processo dá-se o nome de stakeholder engagement.

O envolvimento das partes interessadas não é uma coisa nova, uma vez que já é comum em empresas de sucesso e empresas sociais para se envolverem com os seus funcionários, clientes, fornecedores ou comunidades de acolhimento e de fazer alterações de acordo com as necessidades dos seus stakeholders. Ainda assim, isto é algo que muitas vezes acontece apenas nas grandes empresas ou em ONGs mais desenvolvidas, enquanto a maioria das mais pequenas não consideram suficientemente importante ou nem sequer pensam neste processo como uma opção. Isto acontece não só como consequência da falta de conhecimento, mas também porque os líderes não conseguem reconhecer diferentes as vantagens este o processo traz para as suas organizações, como:

Estar em contato com suas partes interessadas oferece contributo significativo que irá ajudar a adaptar os planos de modo que se possa encaixar melhor as necessidades dos stakeholders, tornando o projeto mais atraente e menos problemático. É verdade que é possível adivinhares algumas das necessidades do grupo do teu alvo, por exemplo, mas não nunca te aconteceu planeares algo e depois descobrires que as pessoas não estavam muito interessadas no que fizeste? Não pensas que teria ajudado perguntar-lhes quais são os seus interesses ou mesmo tentar torná-los parte de todo o processo de organização do evento?

Ao envolveres as partes interessadas irás gerar mais ideias que te irão ajudar a preparar um projeto muito melhor. Nunca deste contigo a pensar "Oh, como é que eu não pensei nisto antes?" A quantas mais pessoas perguntares se têm algum interesse no tema da tua iniciativa, mais ideias irás ter e isso vai ajudar-te a obteres diferentes perspetivas e soluções para os teus problemas, ajudando-te a seres mais criativo/a no teu trabalho.

Ao integrares os stakeholders no projeto irás dar-lhes uma sensação de propriedade, fazendo com que se procurem envolver nas atividades. Muitas vezes as pessoas gostam mais de se envolver em algo para o qual contribuiram em vez de serem direcionadas para algo com o qual não tiveram qualquer conexão.

Alguns dos riscos associados à tua atividade podem ser mais facilmente identificados pois irás ter o suporte da experiência de outras pessoas que estão ligados à tua iniciativa

Ao maner um contato direto com os stakeholders ajudará a organização a criar uma imagem mais positiva na comunidade, aumentando assim o apoio que terás.

Para tornar as coisas um pouco mais claras, vamos pensar em três situações. As autoridades locais planearam organizar algumas atividades para os jovens na tua cidade ou vila. Qual das três opções gostarias mais:

1. As autoridades locais irão criar e implementar um plano e tu podes participar nas atividades que eles acham que são melhores para ti, caso existam;

2. As autoridades locais consultam os jovens e associações juvenis e, juntos, criam um plano para as atividades que as autoridades locais irão implementar;

3. As autoridades locais consultam os jovens e as associações de jovens sobre o plano e também oferecem às partes interessadas os recursos que necessitam para colocarem esse plano em ação e organizar algumas das actividades que têm como alvo a juventude?

Normalmente, a maioria das pessoas preferem o número 2 ou o número 3, pois não só têm em conta a sua opinião, mas também lhes permite estar ativamente envolvidos em todo o processo e direcioná-la da forma que acharem melhor. Na verdade aprecias mais quando dás um contributo para a tomada de decisão e quando as coisas que estão a acontecer têm em consideração a tua opinião, certo? Além disso, também é bom quando podes participar e até mesmo coordenar algumas das atividades, pois desta forma consegues usar a tua experiência e os teus próprios recursos para criar uma melhor experiência para o teu grupo alvo. Bem, tudo isto nos leva a outro aspecto importante relacionado com o envolvimento dos stakeholders: os diferentes níveis de envolvimento.

Normalmente, as pessoas consideram que estão a interagir o suficiente com os stakeholders se conseguirem de alguma forma informá-los sobre o que está a acontecer ou até consultá-los. Enquanto isto também é útil no processo, o envolvimento dos stakeholders é mais do que isso, tal como o nível de participação pode ser ainda melhor. Os próximos exemplos vão esclarecer as coisas um pouco mais para ti. Vamos pensar que queres organizar alguns workshops com os jovens da tua comunidade. Como podes envolver as partes interessadas nisto? Aqui estão alguns níveis diferentes:

1. Informação (fornecer informação objetiva e precisa que ajudará os intervenientes a compreender o plano que tinhas previsto, as alternativas que não tenhas seguido, os motivos para tal e as oportunidades que a atividade traz para as partes interessadas) - neste caso, tu, sozinho ou juntamente com alguns outros colegas, criarás um plano para as atividades e irás implementá-lo. Antes ou durante a execução irás informar os teus participantes sobre o que vai acontecer, quando, quais foram os aspectos que tomaste em consideração quando escolheste essas atividades, como podem as outras pessoas participar e quais os benefícios que eles podem ter.

2. Consulta (obter feedback dos stakeholders sobre o plano, alternativas e resultados) - neste caso não crias o plano apenas com os teus colegas, mas deves involver também diferentes stakeholders, pedindo a sua opinião. Os stakeholders que consultas não deve ser apenas o teu público-alvo, mas qualquer outra pessoa ou entidade na qual a tua atividade terá impacto.

3. Envolvimento (trabalhando com os stakeholders em todo o processo de planeamento e implementação e torná-los parte no processo de tomada de decisão) - Não só deves consultar os teus stakeholders como deves incluí-los nos órgãos de tomada de decisão que irão coordenar as atividades. Ainda assim, a decisão final do que irá acontecer é tua.

4. Colaboração (tanto tu como os stakeholders estão a assumir responsabilidades em diferentes partes do projeto) - Nesta situação os stakehodlers tornam-se parceiros em todo o projeto e não só irão planejar tudo juntos como também irão dividir as tarefas entre ambos, cada um passa a ser responsável por decidir e implementar certas partes de todo o projecto.

5. Empowerment (a tomada de decisão está completamente nas mãos dos stakeholders) - Esta é o último nível do envolvimento dos stakeholders: não trabalhas apenas em conjunto com os teus stakeholders para executar as atividades como lhes dás a braçadeira de capitão, o que significa que eles irão tomar as decisões e a tua função será apenas a de guiá-los e oferecer apoio.

Claro, stakeholders diferentes estarão interessados em envolver-te de formas diferentes. Embora possa acontecer que o teu público-alvo goste de ser mais consultado e algumas pessoas queiram fazer parte de todo o processo da organização, as pessoas que vivem à volta do lugar do evento provavelmente ficarão satisfeitas se apenas as consultares relativamente a como minimizar o impacto do evento no seu dia-a-dia. Ainda assim, se há uma coisa que deves ter em mente depois de ler este capítulo é teres sempre em consideração os stakeholders nos teus projetos, não só informar ou consultá-los, mas também usar ferramentas diferentes para os envolver e até mesmo capacitar. Esta é a melhor maneira de ter certeza que o teu plano reflete as suas necessidades e que diferentes problemas não irão ocorrer mais tarde, ao longo da implementação.