Cum să stabilești așteptări clare între parteneri?

În secțiunea anterioară ai văzut cum trebuie să gestionezi diferite situații astfel încât ele să nu degenereze într-un conflict. Într-o altă ordine de idei, multe dintre aceste situații pot fi evitate încă de la început printr-o fază minuțioasă de pregătire, în timpul căreia așteptările și regulile care trebuie respectate sunt exprimate în mod clar.

În primul rând, este foarte important ca partenerii să comunice încă dinainte de aplicarea proiectului, decizând împreună asupra temei și obiectivelor commune. Mai mult decât atât, multe alte aspecte ar trebui abordate, pentru ca viitoarele probleme să poată fi evitate, ca:

Perioada stagiului – durată și date;

Împărțirea sarcinilor – cine ce face?

Numărul de participanți din partea fiecăruia;

Așteptări de la voluntari;

Programul de activități;

Metode de comunicare;

Pregătire și sprijin pentru voluntari;

Diseminarea activităților etc.

Din păcate, nu este neobișnuit ca unele dintre aceste subiecte să fie ignorate datorită lipsei de timp sau datorită faptului că sunt considerate irelevante. Totuși, abordându-le la momentul potrivit, nu doar că te scutește de probleme ci asigura faptul că părțile implicate sunt cu adevărat interesate de cooperare.

Comisia Europeană recomandă tuturor organizațiilor implicate într-o mobilitate de tineret să semneze un accord intern între ele. Un astfel de accord are scopul de a stabili cu claritate responsabilitățile, sarcinile și contribuțiile financiare a tuturor părților implicate în proiect. Organizațiile participante decid împreună cum vor împărți bugetul European și ce costuri va acoperi acesta. Chiar dacă acest lucru este o recomandare, având un astfel de document va ajuta să aveți o cooperare solidă și fără probleme cu partenerii, evitând potențialele conflicte.

Diferite proiecte implică responsabilități diferite, pe care un manual nu le poate prevede în totalitate. Cu toate acestea, o listă cu potențiale responsabilități care pot să cadă în sarcina partenerilor este un mod bun de a începe acel accord.

Subiecte de abordat atunci când se configurează acorduri de parteneriat

Cererea de finanțare: elaborare și aplicare;

Schimbul periodic de informații între parteneri;

Sprijinul oferit partenerilor în ceea ce privește documentele și alte acte relevante;

Bugetul: definire și gestionare; diviziunea grantului; documente necesare pentru rambursarea diferitelor costuri;

Măsurile de prevenire a riscurilor și de gestionare a situațiilor de criză;

Indicatorii cantitativi, calitativi și financiari, termenele limită;

Recrutarea și selecția voluntarilor;

Pregătirea/informarea/îndrumarea/sprijinul pentru voluntar înainte, în timpul și după stagiu;

Participarea la ciclul de formare SEV oferit de Agențiile Naționale sau structurile responsabile;

Vaccinuri;

Sprijinul pentru călătorie;

Asigurarea medicală;

Asigurarea de faptul că voluntarul are toate documentele de călătorie necesare: un pașaport valabil, viză și, de asemenea, toate biletele necesare, dinspre și înspre orașul său de domiciliu;

Obținerea permiselor de ședere;

Persoana resursă care acompaniază persoanele cu oportunități reduse recrutate;

Regulile și recomandările care se vor aplica pe parcursul stagiului (Pachet cu informații despre SEV);

Regulile care trebuie respectate în comunitatea de găzduire și în locul de cazare;

Condițiile despre cazare, masă și transport local în comunitatea gazdă;

Planul lunar de activități și condiții de muncă sigure pentru voluntari pe toată durata stagiului;

Accesul la oportunități locale de voluntariat, așa cum a fost descris în proiect;

Facilitarea activităților;

Suprevizarea personală, mentorat, sprjinul în munca si/sau cursurile de pregătire oferite pentru a asigura o mai bună integrare în proiect;

Cursurile de limbă pentru voluntarii;

Medierea conflictelor;

Evaluarea, rapoartele si sprijinul pentru voluntari;

Responsabilitățile cu privire la certificatul YouthPass;

Schimbul de experiență, sprijinirea diseminării și exploatării rezultatelor;

Vizibilitatea proiectului;

Planul de acțiune pentru situația în care voluntarul selectat decide că nu va lua parte la proiect sau că va pleca înainte de finalizarea stagiului;

Îndrumarea pentru integrarea voluntarului în comunitatea de origine și în sânul familiei, odată cu întoarcerea acasă;

Schimbările în structura parteneriatului, atunci când este în interesul proiectului;

 

 

 

Exercițiu practic

Crearea acordurilor de parteneriat

Analizați unul dintre ultimele acorduri pe care organizația voastră l-a creat. Verificați care dintre subiectele de mai sus sunt relevante pentru acord, dacă sunt incluse, iar dacă nu sunt, luați contactul cu partenerii și propuneți introducerea acestora. Discutați despre propunerile făcute de fiecare dintre parteneri și schițați un acord nou și îmbunătățit.

Language

Choose your preferred language