Ce înseamnă implicarea părţilor interesate și de ce avem nevoie de ea?

După cum probabil ştii, organizaţia ta face parte dintr-o comunitate cu care interacţionează frecvent. Nici o organizaţie nu poate să-şi îndeplinească misiunea fiind izolată de mediu, de grupul ţintă sau de alte entităţi cu care intră in contact pe parcursul activităţii sale. Aceste interacţiuni sunt benefice şi folositoare pentru toate părţile implicate, dar pot câteodată să genereze și conflicte. De asemenea, deşi membrii organizaţiei pot avea o cunoaştere aprofundată despre mediul organizaţiei şi despre nevoile grupului ţintă, se poate ca această cunoaştere să nu fie precisă, fiind influențată de diferiţi factori.

Diferitele iniţiative pe care organizaţiile le au (le vom spune proiecte de acum înainte) vor crea interacţiuni cu diferite persoane şi entităţi şi vor genera diferite interese din partea lor. Să ne gândim la un concert caritabil pe care îl organizați pentru tinerii cu dizabilităţi. Cu cine va interacționa proiectul şi cine va fi interesat de el? În primul rând, vor fi tinerii cu dizabilităţi şi spectatorii. Pe de altă parte, de asemenea, şi artiştii care vor evolua pe scenă vor avea un interes legat de concert (în privinţa programului, echipamentului de sunet, muzicii care se doreşte a fi cântată, plăţii etc). Dacă avem sponsori ei de asemenea vor fi interesaţi de modul de organizare, de cum va fi evenimentul promovat şi la ce va fi folosită sponsorizarea lor. Totodată, dacă concertul are loc într-un loc public, vor apărea interacţiuni cu persoanele care vor trece pe lângă concert (concertul poate fi în calea lor sau pot fi interesaţi să asiste), deci şi ei pot să aibă un interes în proiect. Toate aceste părţi (plus altele care dintr-un motiv sau altul vor fi afectate pozitiv sau negativ de proiect) sunt părţile interesate (stakeholderii). Când planificăm şi organizăm evenimentul, trebuie avut în vedere informarea acestora despre iniţiativă, consultarea cu ei, chiar şi includerea lor în implementare, acest proces fiind cunoscut ca implicarea părţilor interesate.

Implicarea părţilor interesate nu este un lucru nou, fiind o practică obişnuită prin care afacerile de succes şi întreprinderile sociale îşi implică angajaţii, clienţii, furnizorii sau comunităţile din care fac parte în schimbarile pe care vor să le inițieze şi se adaptează în funcţie de nevoile lor. Totuşi, aceste acţiuni sunt întâlnite în majoritatea cazurilor doar în cadrul companiilor mari sau a ONG-urilor mai dezvoltate, în timp ce organizaţiile mai mici fie nu consideră aceste acţiuni ca fiind destul de importante fie nu cunosc această opțiune. Acest lucru se întâmplă atât din cauza unei lipse de cunoaştere, dar şi pentru că liderii nu reușesc să vadă diferitele avantaje pe care acest proces le poate aduce organizaţiei lor, cum ar fi:

Menținerea contactului cu părţile interesate va oferi informaţii valoroase care vor ajuta ca planurile voastre viitoare să fie mai bine adaptate nevoilor lor, făcând proiectele mai atrăgatoare şi mai puțin problematice. Este adevarat că se pot anticipa anumite nevoi ale grupului ţintă, dar de exemplu, nu ți s-a întâmplat să planifici ceva şi să descoperi că persoanele nu au fost prea interesate de proiectul tău? Nu crezi că te-ar fi ajutat dacă i-ai fi întrebat despre interesele lor sau chiar i-ai fi implicat în procesul de organizare?

Implicarea părţilor interesate va genera mai multe idei care vor ajuta la o mai bună pregătire a proiectului. Nu te-ai întrebat: "Of, de ce nu m-am gândit la asta?" Cu cât vei interacțion mai mult cu persoanele interesate de subiectul în cauză, cu atât multe idei vei primi care te vor ajuta să ai mai multe perspective şi soluţii pentru problemă și să devii mai creativ în muncă.

Prin implicarea în proiect a părţilor interesate, ele vor dezvolta un simţ al apartenenţei asupra lui. De obicei, oamenii sunt mai atrași de proiecte la care au contribuit direct, decât de cele la care participă fară nici o conexiune prealabilă.

Diferitele riscuri asociate activităţii pot fi mai uşor identificate, deoarece benefeciezi de experienţa mai multor persoane implicate in proiect.

Contactul direct cu părţile interesate va ajuta la crearea unei imagini pozitive în comunitate, crescând astfel şi suportul acesteia.

Pentru clarificarea lucrurilor, să luăm în considerare următoarele trei situaţii. Autoritățile locale plănuiesc să organizeze unele activităţi dedicate tineretului în localitatea ta. Care dintre aceste opțiuni îți place mai mult:

1. Autorităţile locale vor face singure un plan și tu vei putea participa la activitățile despre care ele cred că sunt cele mai potrivite pentru tine, în caz că vor exista;

2. Autorităţile locale se vor consulta cu tinerii şi organizaţiile de tineret şi împreună vor crea un plan de activităţi pe care îl vor implementa;

3. Autorităţile locale se vor consulta cu tinerii şi cu organizaţiile de tineret despre plan şi de asemenea vor oferi acestora resursele necesare pentru a pune acest plan în aplicare?

De obicei sunt preferate opţiunile 2 sau 3 deoarece acestea nu doar că ţin cont de parerea beneficiarilor, dar le şi acordă oportunitatea de a se implica în întregul proces şi de a-l conduce în direcţia pe care ei o consideră cea mai bună. E mai plăcut atunci când contribui la luarea deciziilor şi când ce se întâmplă în jur ţine cont de părerea ta, nu-i aşa? De asemenea, este mai plăcut când poţi participa şi chiar coordona unele activităţi, deoarece te poţi folosi de propria experienţă şi propriile resurse ca să creezi o experienţă mai bună pentru grupul ţintă. Toate acestea ne conduc la un alt aspect legat de implicarea părţilor interesante: diferitele grade de implicare.

În general, oamenii consideră că au destulă interacțiune cu persoanele implicate dacă îi informează despre ce se întâmplă sau dacă se sfătuiesc cu ei. Chiar dacă și aceste abordări sunt utile, implicarea părţilor interesate poate însemna mai mult decât atât, deoarece nivelul de implicare poate fi mult mai mare. Următorul exemplu va lămuri un pic acest aspect. Să ne gândim că vrei să organizezi un workshop cu tinerii din comunitatea ta. Cum vei implica părţile interesate în acest proiect? Iată câteva exemple de niveluri de implicare:

1. Informare (oferirea de informaţii obiective şi precise care vor ajuta părţile interesate să înțeleagă planul pe care l-ai conceput, alternativele pe care le-ai avut în vedere dar nu le-ai luat în considerare sau oportunităţile pe care această activitate le aduce părţilor interesate) - în acest caz tu împreună cu alți câţiva colegi veţi crea un plan de activitate şi îl veţi implementa. Înainte sau în cursul implementătii veți informa părţile interesate despre ce se va întâmpla, când se va întâmpla, ce aspecte ai luat în considerare în alegerea activităţilor, cum se poate participa la aceste activităţi şi ce beneficii ar putea aduce participarea.

2. Consultarea (adunarea opiniilor de la părţile interesante despre plan, alternative şi rezltate) - în acest caz, planul nu îl creezi doar tu împreună cu colegii tăi, ci implicaţi şi diferite părţi interesante prin chestionarea lor şi luaţi în considerare şi opiniile lor. Părţile interesate consultate nu ar trebui să fie doar din grupul tinţă, ci şi alte persoane sau entităţi asupra cărora activitaţile vor avea un impact.

3. Implicarea (părţile interesate iau parte atât în procesul de planificare cât și în cel de luare a deciziilor) - tu nu numai că te vei consulta cu părţile interesate, dar îi vei şi include în organismele decizionale care coodonează activităţiile. Totuşi, decizia finală asupra activităţilor îţi revine ţie.

4. Colaborare (atât tu cât şi o parte a părţilor interesate vă asumaţi răspunderea pentru coordonarea unor activități ale proiectului) - în acest caz, părţile interesate devin parteneri pe parcursul proiectului şi nu numai că veţi organiza totul împreună, dar vă veţi împărţi sarcinile, fiecare fiind responsabil, hotărând şi implementând părţi din întregul proiect.

5. Împuternicirea (luarea deciziilor revine în întregime părţilor interesate) - acesta este cel mai înalt nivel de implicare al părţilor interesate: nu doar munciţi împreună în cadrul implementării activităţilor, dar le acorzi întâietate, astfel că ei decid, tu doar le oferi îndrumare şi sprijin.

Desigur, fiecare parte interesată va dori diferite nivele de implicare. În timp ce grupul ţintă va dori mai mult decât să fie doar consultat, unii dorind poate chiar să fie parte din întreg procesul de organizare, persoanele din vecinătatea locurilor unde doreşti să organizei evenimente vor fi mulțumite doar să fie consultate pentru ca acestea să nu îi afecteze prea tare. Totuşi, dacă există un lucru cu care trebuie să rămânem dupa parcurgerea acestui capitol, este că tot timpul trebuie să iei în considerare persoanele interesate de proiect, nu doar prin informarea şi consultarea lor, dar şi prin folosirea diverselor metode care le vor implica sau chiar le vor împuternici. Acesta este cel mai bun mod prin care proiectul tău va reflecta nevoile lor şi prin care se pot preveni multe dintre probleme ce pot apărea pe parcusul implementării.